會(huì)展活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)及其職能詳細(xì)介紹

　　籌備一個(gè)成功的會(huì)展活動(dòng)，就像建造房屋，首先得打好地基，即要有一個(gè)完整的籌備委員會(huì)。有了基礎(chǔ)才能有效發(fā)揮功能，將復(fù)雜煩瑣的會(huì)展活動(dòng)有條不紊地進(jìn)行。

　　一、組織籌備委員會(huì)

 

　　決定召開(kāi)一個(gè)國(guó)際會(huì)展或者爭(zhēng)取到一個(gè)會(huì)展主辦權(quán)時(shí)，會(huì)展負(fù)責(zé)人的首要工作便是組織一個(gè)籌備委員會(huì)來(lái)專(zhuān)職處理會(huì)展的相關(guān)事宜。組織委員會(huì)及任命委員會(huì)中的委員通常是理事長(zhǎng)或者會(huì)長(zhǎng)的責(zé)任，或者是由理事長(zhǎng)指示秘書(shū)長(zhǎng)去執(zhí)行。一般大的展覽籌備工作最好在展覽前兩年開(kāi)始進(jìn)行，也有些在會(huì)前12—16個(gè)月組成一個(gè)完整的籌備委員會(huì)。

 

　　二、大型國(guó)際會(huì)展籌備委員會(huì)組織機(jī)構(gòu)

 

1、指導(dǎo)委員會(huì)

 

　　大型國(guó)際展覽通常牽涉層面較廣。需要政府或名家單方面的協(xié)調(diào)，例如簽證及通關(guān)事宜、經(jīng)費(fèi)籌措等。因此可設(shè)一指導(dǎo)委員會(huì)，由政府相關(guān)的指導(dǎo)單位如展覽局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任名譽(yù)主任委員，該單位各相關(guān)處室負(fù)責(zé)人及其他涉及的單位人員則擔(dān)任委員。

 

2、籌備委員會(huì)

 

　　籌備委員會(huì)負(fù)責(zé)決定政策原則，而后交執(zhí)行委員會(huì)執(zhí)行，并負(fù)監(jiān)督之責(zé)。委員會(huì)成員可聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域?qū)＜覔?dān)任。

 

3、執(zhí)行委員會(huì)

 

　　執(zhí)行委員會(huì)主任委員和副主任委員等的主要職責(zé)是：（1）籌備進(jìn)度控制；（2）決定籌備展覽議程；（3）召開(kāi)籌備展覽工作會(huì)議；（4）定期向籌備委員會(huì)提交進(jìn)度報(bào)告；（5）召開(kāi)執(zhí)行委員會(huì)會(huì)議；（6）協(xié)調(diào)各組工作；（7）控制預(yù)算。

 

　　三、會(huì)展組織機(jī)構(gòu)及小組分工

 

1、組織機(jī)構(gòu)的程序

 

　　籌備委員會(huì)下設(shè)執(zhí)行委員會(huì)，執(zhí)行委員會(huì)下設(shè)大會(huì)秘書(shū)處及各執(zhí)行工作小組，如預(yù)算許可，工作小組最好指定一家專(zhuān)業(yè)會(huì)展公司協(xié)助各項(xiàng)籌備事宜。不管組織機(jī)構(gòu)大或小，有兩個(gè)基本程序是必須的：一是將籌備期間所有的責(zé)任、簽約事宜及經(jīng)費(fèi)支出等集中在秘書(shū)處進(jìn)行，以便籌備工作的統(tǒng)籌；二是保持主任委員與籌備組負(fù)責(zé)的委員及秘書(shū)處之間的密切的聯(lián)系。

 

2、執(zhí)行委員會(huì)各小組工作說(shuō)明

 

　　執(zhí)行委員會(huì)下設(shè)各工作小組。根據(jù)具體的工作職責(zé)大致可分成以下若干工作小組：（1）注冊(cè)小組；（2）文書(shū)小組；（3）設(shè)計(jì)、印刷小組；（4）翻譯服務(wù)小組；（5）總務(wù)小組；（6）財(cái)務(wù)小組；（7）現(xiàn)場(chǎng)管理小組；（8）推廣小組；（9）節(jié)目小組；（10）住宿、旅游、餐飲小組。

 

　　各小組的主要工作如下：

 

　　（1）注冊(cè)小組

 

①簽到報(bào)名流程與規(guī)劃；

 

②報(bào)名資料處理；

 

③報(bào)名人數(shù)統(tǒng)計(jì)；

 

④票務(wù)管理。

 

　?。?）文書(shū)小組

 

①文書(shū)事務(wù)工作處理；

 

②會(huì)展資料統(tǒng)籌、建檔；

 

③公函、信箋往返的處理；

 

④會(huì)展記錄整理、分送。

 

　　（3）設(shè)計(jì)、印刷小組

 

①各項(xiàng)印刷事宜；

 

②已編輯的印刷資料付印安排；

 

③印刷文字校對(duì)；

 

④各項(xiàng)印刷進(jìn)度及質(zhì)量控制。

 

　　（4）翻譯服務(wù)小組

 

①翻譯人員的遴選、聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；

 

②翻譯設(shè)備器材安排、聯(lián)絡(luò)。

 

　?。?）總務(wù)小組

 

①會(huì)場(chǎng)安排協(xié)調(diào)、場(chǎng)地簽約事宜；

 

②各會(huì)展室座位安排；

 

③紀(jì)念品、獎(jiǎng)牌、資料袋制作統(tǒng)籌；

 

④會(huì)展資料運(yùn)送至?xí)?chǎng)及運(yùn)回的安排；

 

⑤會(huì)場(chǎng)辦公室及辦公設(shè)備用品安排。

 

　?。?）財(cái)務(wù)小組

 

①籌款小組

 

A.贊助企劃書(shū)的制作；

 

B.接洽贊助廠(chǎng)商；

 

C.協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)贊助廠(chǎng)商；

 

D.收取贊助款項(xiàng)。

 

②會(huì)計(jì)小組

 

A.收入支出各項(xiàng)的預(yù)算編制；

 

B.各組預(yù)算審核；

 

C.財(cái)務(wù)結(jié)算。

 

③出納小組

 

A.籌備期間的收支管理；

 

B.規(guī)劃費(fèi)用申請(qǐng)程序；

 

C.各項(xiàng)發(fā)包事宜處理；

 

D.登賬及定期制作報(bào)表。

 

　?。?）現(xiàn)場(chǎng)管理小組。

 

①接待小組

 

A.貴賓的接待事宜規(guī)則；

 

B.現(xiàn)場(chǎng)工作，接待人員安排招聘、訓(xùn)練協(xié)調(diào)；

 

C.接送事宜安排；

 

D.貴賓參加旅游展覽安排；

 

E.記者招待會(huì)和司儀的統(tǒng)籌安排管理。

 

②報(bào)到小組

 

A.報(bào)到處規(guī)劃；

 

B.報(bào)到相關(guān)事宜處理；

 

C.報(bào)到處工作人員訓(xùn)練；

 

D.報(bào)到人數(shù)及相關(guān)報(bào)到資料用品統(tǒng)計(jì)。

 

③器材小組

 

A.視聽(tīng)設(shè)備使用規(guī)則；

 

B.視聽(tīng)設(shè)備租用聯(lián)絡(luò)及協(xié)調(diào)；

 

C.工程人員的溝通協(xié)調(diào)；

 

D.現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備使用狀況掌控。

 

④展覽日程小組

 

A.展覽規(guī)劃安排協(xié)調(diào)；

 

B.展覽企劃書(shū)制作；

 

C.廠(chǎng)商參展招標(biāo)、收款；

 

D.廠(chǎng)商進(jìn)展和撤展協(xié)調(diào)；

 

E.廠(chǎng)商代表參加大會(huì)節(jié)目的安排。

 

⑤會(huì)場(chǎng)布置小組

 

A.會(huì)展布置事宜規(guī)則；

 

B.協(xié)作商網(wǎng)絡(luò)、議價(jià)、協(xié)調(diào)；

 

C.現(xiàn)場(chǎng)布置時(shí)間及相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排；

 

D.布置物檢視、驗(yàn)收；

 

E.布置物撤出檢視。

 

　?。?）推廣小組

 

①?lài)?guó)內(nèi)外新聞發(fā)布；

 

②新聞稿擬定；

 

③新聞媒體及刊物報(bào)道的接洽；

 

④電視、廣播采訪(fǎng)報(bào)道的安排；

 

⑤記者會(huì)安排；

 

⑥擬定推廣策劃，以協(xié)助增加與會(huì)人數(shù)；

 

⑦大會(huì)公關(guān)展覽安排；

 

⑧大會(huì)相關(guān)報(bào)道及新聞資料建檔留存。

 

　?。?）節(jié)目小組

 

①大會(huì)社交節(jié)目規(guī)劃，如開(kāi)閉幕式、酒會(huì)、晚宴等；

 

②表演團(tuán)體接洽、議價(jià)；

 

③表演現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排。

 

　　（10）住宿、旅游、餐飲小組

 

①住宿小組

 

A.大會(huì)旅館洽商、議價(jià)、簽約；

 

　　大會(huì)貴賓、演講者、工作人員住宿房間安排。

 

B.旅館住房事宜協(xié)調(diào)。

 

②旅游小組

 

A.參加會(huì)展旅游安排協(xié)調(diào)；

 

B.旅行社洽談；

 

C.旅游人數(shù)統(tǒng)計(jì)。

 

③交通小組

 

A.會(huì)場(chǎng)接送安排；

 

B.機(jī)場(chǎng)接送安排；

 

C.社交活動(dòng)的交通安排；

 

D.相關(guān)活動(dòng)的交通安排。

 

④餐飲小組

 

A.晚宴酒會(huì)安排；

 

B.午餐安排；

 

C.茶點(diǎn)安排；

 

D.餐飲安排協(xié)調(diào)。

 

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